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行政公文写作技巧
 

■★行政公文,是公务文书的简称,是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体, 具有其它文体所没有的权威性,有法定的制作权限和确定的读者,有特定的行文格式(注意:比模式更进一步)并有行文规则和办理办法。 我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。

  公文写作的要求很高,尤其是要求起草者具有工作实践的基础,懂得工作中许多微妙的关节,而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要,二要符合明晰、 确切、简练的标准,三要根据具体的语言环境, 为避免上下文重复而选择不同的词语,注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语,少用形象和描绘性词语和口语,不用方言土语,十分规范。

  需要特别提出公文结构用语。一是开头用语, 用来表示行文目的、依据、原因,伴随情况等。如:为(了)、关于、由于、对于、根据、按(遵、依)照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如:为要(荷、盼)、是荷、特此通知(报告、函告)等。 三是过渡用语。如为(对、因、据)此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如:经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称:我、本;第二人称:你、贵;第三人称:该。等等。

  国家行政公文有12类13种,即命令(令);议案;决定;指示;公告、通告;通知;通报;报告;请示;批复;函;会议纪要。

公文主文结构,是指除了公文格式(外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置)之外的公文核心部分。这一部分的写作,是公文写作的难点。

  一、 标题

  1. 规范式:三部分,即:发文机关+事由+文种

  ――用于重要、庄重的公务

  2. 灵活式

  A 二部分:一是发文机关+文种

  (以上标题下可加时间)

  二是事由+文种

  三是“转发+始发机关及原通知标题”

  B 一部分:只有文种

  ――常是不大重要的公务,带周知性

  ★带发文机关的标题下面如写发文时间,则须用括号,公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。

  二、 正文

  1.主送机关 (面向机关全体人员或者社会群体的,公务是周知的、重大的,常常不写;注意工作实际中组织关系)

  2. 正文

  A. 原由:一是依据:

  # 情况:叙述时间、单位、地点、人物和事件等; 常用“目前…”类时间状语 ;简介人物及事迹

  #文件: 常用“根据…”;往往是一句话

  # 意义:议论:常用“是…”

  # 作用 :常用“将使…”

  二是目的:常用“为…”

  原由部分可省略,或只省略依据、目的之一。

  B 事项:(内容多而重要的分条列项即列出层义,或用小标题 或用句子表达)

  1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系,独立性强,但共同为说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广,条理性强。

  并列式内容之间的序码可用数字式,也可用分段式;段中并列的内容可用数字、分号(;),也可用句子并列式。

  要求重轻有序:重要的放在前边,依次类推。

  2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进,每一部分也不可缺少,前后顺序

  也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密,能说明问题。

  在一篇公文中,两种方法可以互相交叉,即以一种方法为主,在某一部分即某一层次中用另一种方法。

  注意:自此以下常运用序码。顺序是一、(一)、1、(1)共四层。

  不重要内容分项可用分段甚至加分号(;)的形式。

  C 结尾:(可以不要)常见有:

  一是各文种专用语如:“请予批准”、“特此通知”等。

  二是希望、号召类。

  从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中常用的模式化如下。

  请示模式

  请示是向直接上级请求指示、批准的公文。 必须事前行文,一事一文。上级应在一定的时限内批复。

  【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。 如:《×××学校关于创办<校园文学>报的请示》。可以省去发文机关。

  【主送机关】接受请求的直接上级机关,在标题下面一行顶格写起。

  只写一个,如需同时送其它机关, 应用抄报(在文末左下角写明)形式。

  【正文】1.请求缘由。一写情况依据(往往用“目前”开头),二写目的说明(用“为...”开头)。

  2.请求事项。分层分项写清具体要求,并说透理由, 提出充足的事实和理论根据。同时,依据实际情况, 提出切实可行的处理意见,作为上级机关进行判断和指示的参考。

  3.结尾。只是一句祈使性的话:“当否,请批复”或“以上如无不当,请批准”。

  【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后(隔一行)注明附件名称和顺序。

  【印章、发文时间】

  报告模式

  报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复,行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议,成为报告。

  【标题】一般是:“事由+报告”。

  【主送机关】与请示相同。

  【正文】种类繁多,正文内容有差异。为学习方便, 把报告大致分为二种:

  一是综合性报告正文,或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。

  1.情况简述:工作时间、地点、背景、 条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式(议论判断)、 说明式(用“为了…”)等。百字上下。

  2.成绩做法:这是主体。可以简要叙述一下工作过程。 成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、 小标题式、阶段式和贯通式。

  3.经验教训:要有观点、看法和规律, 又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。

  4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。

  各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。

  二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题, 特点是专项、特殊,一事一报。

  1.概述情况。讲清工作开展情况,或问题发生的原委, 事项的起因和经过。

  2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验, 或分析存在的问题及原因,或说明工作做法,或写出群众反映。

  3.提出意见。写基本看法,解决问题的建议和办法。

  报告要用事实说话,以叙述为主,叙议结合。

  【结尾】一般用“特此报告”,“以上报告如无不妥,请批转各地执行”等习惯用语,有的不写。如有附件,与请求相同写法。

  最后写发文机关或个人,盖章,写发文时间。

  通知模式

  通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种:发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。

  【标题】灵活,甚至只有“通知”这一部分(内容不大重要又是周知的)。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定,省略文种,即:“批转(或转发)+(始发机关)原文标题”。

  【主送机关】直接上级。

  【正文】

  发布性通知和批转性通知的正文:“主体(发布或转发的文件)+批语”。 如:“现将《***办法》发给你们,请认真贯彻执行。”

  事项性通知:原由+事项+结语(特此通知)

  会议通知:名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等

  任免通知:格式固定

  【附件】可有可无

  【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。

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